Quanto sta spendendo davvero la tua azienda per stampare?
La maggior parte delle aziende non lo sa. Toner, manutenzione, fermi macchina, sprechi, tempo IT: i costi reali di stampa sono spesso 2-3 volte superiori a quanto risulta in contabilità.
Con i Managed Print Services di Copylink analizziamo il tuo parco stampanti, ottimizziamo la flotta e gestiamo tutto per te: monitoraggio remoto, rifornimento automatico toner, regole di stampa, sicurezza GDPR e reportistica mensile.
L'MPS non è per tutti. Ecco quando fa davvero la differenza.
I Managed Print Services hanno senso quando il parco stampanti diventa difficile da gestire o quando i costi di stampa iniziano a sfuggire al controllo. Se ti riconosci in almeno due dei punti qui sotto, vale la pena fare un audit.
Sei componenti che lavorano insieme per ottimizzare la stampa
Non vendiamo solo macchine: gestiamo l'intero ciclo di vita della stampa, dall'analisi iniziale al monitoraggio continuo nel tempo.
Audit del parco stampanti
Rilevazione completa di dispositivi, volumi reali, costi per pagina, sprechi e inefficienze. Punto di partenza obbligatorio per ogni progetto MPS.
Ottimizzazione della flotta
Consolidamento, riposizionamento, sostituzioni mirate. Meno macchine, più produttive, posizionate dove servono davvero.
Monitoraggio remoto 24/7
Alert automatici su guasti, consumabili in esaurimento e anomalie. Interveniamo prima che il problema fermi l'ufficio.
Rifornimento automatico toner
Zero ordini manuali, zero magazzino di consumabili. Il toner arriva prima che finisca, in base ai consumi reali rilevati.
Print management software
Regole di stampa, autenticazione utente con badge o PIN, fronte-retro forzato, B/N di default, pull printing sicuro.
Reportistica mensile e GDPR
Report dettagliato di costi per reparto, sprechi, raccomandazioni. Documenti criptati in scansione e log accessi a norma.
I numeri che le aziende ottengono con un MPS strutturato
Dati medi di mercato e benchmark di settore. Nel preventivo personalizzato indichiamo l'obiettivo specifico per la tua azienda dopo l'audit iniziale.
Dall'audit alla gestione continua: il nostro processo in 4 fasi
Un percorso strutturato e trasparente, pensato per minimizzare l'impatto sulla tua operatività quotidiana.
Audit gratuito
Mappiamo dispositivi, volumi, costi reali e flussi documentali della tua azienda. Senza impegno e senza costi.
Progetto su misura
Proposta dettagliata con configurazione flotta, software, livelli di servizio, KPI e canone mensile chiaro.
Implementazione
Installazione, configurazione, formazione utenti e attivazione monitoraggio remoto. Zero fermi operativi.
Gestione e ottimizzazione
Reportistica mensile, revisioni periodiche, aggiornamenti tecnologici e miglioramento continuo dei processi.
I settori dove l'MPS ha più senso
Lavoriamo con aziende, studi professionali e strutture che hanno alti volumi documentali, esigenze di sicurezza o flotte distribuite su più sedi.
Studi legali e commercialisti
Alti volumi documentali, riservatezza dei fascicoli, conformità GDPR e archiviazione digitale.
Sanità e RSA
Sicurezza dei dati paziente, autenticazione utente, log accessi e gestione documentale clinica.
Aziende multi-sede
Uniformità di driver, consumabili e regole di stampa su più location, con un solo referente tecnico.
Manifatturiero e logistica
Stampa di etichette, DDT, documenti di trasporto. Affidabilità e continuità operativa critiche.
Brand ufficiali e software di gestione
Lavoriamo con i principali produttori e con software MPS certificati per garantire affidabilità, sicurezza e compatibilità con la tua infrastruttura IT.
Tutto quello che ti serve sapere sull'MPS
L'MPS funziona anche con le stampanti che ho già?
Sì, in molti casi è possibile integrare dispositivi esistenti compatibili nel programma MPS. Durante l'audit valutiamo età, costo per pagina e affidabilità di ogni macchina: alcune restano in flotta, altre vengono sostituite se i costi di gestione superano la convenienza di mantenerle.
Quanto dura il contratto MPS?
I contratti MPS hanno tipicamente una durata da 36 a 60 mesi, in linea con la vita utile dei dispositivi e con le formule finanziarie più convenienti. Strutturiamo la durata in base al tuo progetto: parchi grandi e in rapida evoluzione possono avere clausole di revisione intermedia.
Posso integrare le scansioni con il mio gestionale o software documentale?
Sì. Le multifunzione in flotta possono scansionare verso cartelle di rete, email, cloud (SharePoint, Google Drive, OneDrive) o gestionali aziendali. Configuriamo flussi specifici per ogni reparto: protocollo, contabilità, risorse umane, archivio legale.
Come gestite la sicurezza dei documenti?
Implementiamo autenticazione utente con badge, PIN o credenziali; pull printing (il documento si stampa solo quando l'utente è davanti alla macchina); crittografia delle scansioni; log degli accessi; cancellazione sicura dei dati a fine contratto. Tutto a norma GDPR.
L'audit iniziale è davvero gratuito?
Sì, l'audit del parco stampanti è gratuito e senza impegno. Ti consegniamo un report con costi reali stimati, sprechi rilevati e proposta di ottimizzazione. Se decidi di non procedere, il documento resta tuo: spesso è già utile internamente per rinegoziare contratti in corso.
Cosa succede se in futuro l'azienda cresce o cambia esigenze?
Il contratto MPS è scalabile. Possiamo aggiungere dispositivi, sostituire macchine con modelli più adatti ai nuovi volumi, integrare nuove sedi, modificare i livelli di servizio. La reportistica mensile aiuta a individuare in anticipo quando è il momento di adeguare la flotta.
Operate solo a Pavia?
Operiamo principalmente su Pavia, Milano, Lodi, Piacenza e relative province. Per progetti MPS multi-sede valutiamo copertura, tempi di intervento e modalità di assistenza in base alle sedi operative della tua azienda.
Qual è la differenza tra noleggio stampanti tradizionale e MPS?
Il noleggio fornisce la macchina con assistenza e toner inclusi. L'MPS è un livello superiore: include software di monitoraggio e gestione, regole di stampa, autenticazione utente, reportistica, ottimizzazione continua, sicurezza GDPR. Per flotte piccole (sotto le 5 macchine) il noleggio è spesso sufficiente; sopra le 10 macchine l'MPS porta benefici economici e gestionali significativi.
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Cosa possiamo fare per te
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