Hai un ufficio, uno studio o un'attività e ti serve una stampante o una multifunzione, ma non vuoi un grosso investimento iniziale né pensieri su toner e guasti? Il noleggio di stampanti per ufficio è pensato per questo: paghi un canone, usi la macchina e ti affidi a chi la gestisce. In questa guida vediamo come funziona, quali formule esistono e come scegliere il modello giusto.

Cos'è il noleggio di stampanti per ufficio

Il noleggio è un contratto con cui ottieni una stampante, una multifunzione o una fotocopiatrice a fronte di un canone periodico, senza acquistarla. Di solito il contratto dura alcuni anni (per il noleggio operativo su nuovo, ad esempio, si ragiona su 60 mesi) e può comprendere, secondo la formula scelta, assistenza tecnica, manutenzione e materiali di consumo.

Il vantaggio principale è la prevedibilità: sai in anticipo quanto spendi ogni mese e non devi gestire imprevisti come una riparazione o l'ordine del toner.

Le tre formule: nuovo, rigenerato, acquisto

Non esiste una formula valida per tutti. Dipende dal budget, da quanto stampi e da quanto vuoi delegare.

• Noleggio operativo su nuovo. Macchina nuova, contratto con società finanziaria soggetto ad approvazione. Non serve un grande investimento iniziale. Assistenza e toner si definiscono a parte, in base alle tue esigenze.
• Noleggio diretto su rigenerato. Macchine selezionate e controllate, con contratto diretto con Copylink. Assistenza e manutenzione sono incluse, e il toner è compreso secondo le condizioni concordate. È la soluzione più semplice, con un solo interlocutore.
• Acquisto diretto. La macchina è tua e non c'è canone mensile. Toner e assistenza si gestiscono separatamente, con un contratto opzionale.

Per i dettagli su tutte le formule puoi consultare la pagina noleggio e vendita di fotocopiatrici e stampanti a Pavia.

Quando conviene noleggiare

Il noleggio è la scelta più adatta in questi casi:

• vuoi evitare un investimento iniziale e tenere il costo sotto controllo mese per mese;
• non hai personale per occuparti di toner, manutenzione e riparazioni;
• stampi ogni giorno e un fermo macchina ti blocca il lavoro;
• vuoi poter cambiare modello quando le tue esigenze cambiano o la tecnologia evolve;
• sei una pubblica amministrazione e ti serve un contratto compatibile con gli acquisti sul MePA e Sintel.

L'acquisto può invece avere senso se stampi poco e in modo discontinuo, o se preferisci possedere il bene. Per gli aspetti fiscali e contabili del noleggio rispetto all'acquisto, il consiglio è di confrontarti con il tuo commercialista.

Stampante o multifunzione? A4 o A3?

Prima di scegliere il modello, rispondi a tre domande.

Che documenti stampi?

Se stampi solo testi e documenti amministrativi, una stampante laser bianco e nero è la soluzione più economica. Se servono grafici, presentazioni o materiali per i clienti, scegli una stampante laser a colori.

Ti servono anche copia e scansione?

Una stampante stampa e basta. Una multifunzione aggiunge copia, scansione e spesso fax, con alimentatore automatico dei fogli. Per un ufficio di più persone è quasi sempre la scelta giusta.

Ti serve il formato A3?

Le stampanti e le multifunzione A4 bastano per la maggior parte degli uffici. Se invece lavori con disegni, planimetrie o fogli grandi, ti serve una fotocopiatrice A3 bianco e nero o una fotocopiatrice A3 a colori.

Come scegliere il modello giusto

La regola è partire da volumi e persone, non dal prezzo del singolo modello.

• Studio o piccolo ufficio (1-5 persone): una stampante compatta come la Ricoh SP 330DN, in bianco e nero, o una multifunzione a colori compatta.
• Ufficio medio (5-15 persone): una multifunzione A4 come la HP Color LaserJet Managed MFP E47528f, che ha scansione fronte/retro e funzioni di sicurezza avanzate.
• Uffici strutturati e volumi alti: una fotocopiatrice A3 più veloce, come la Ricoh IM 2500, con più carta e finitura opzionale.

Un buon consulente non vende il modello più grande, ma quello che serve davvero. Per questo ti chiediamo quante pagine stampi al mese, quante persone usano la macchina e che documenti produci, e ti proponiamo la soluzione adatta.

Cosa è compreso nel noleggio

Dipende dalla formula, ed è la domanda più importante da fare prima di firmare. In generale puoi trovare:

• la macchina, installata e configurata in sede;
• l'assistenza tecnica e la manutenzione, incluse o attivabili a parte;
• il toner, compreso secondo le condizioni concordate nel contratto;
• un servizio di monitoraggio e gestione dei costi di stampa, con i Managed Print Services.

Chiedi sempre per iscritto cosa è incluso e cosa no, soprattutto per toner e interventi fuori sede.

L'importanza dell'assistenza

Una stampante ferma è un problema che costa più del canone. Per questo conta avere tecnici vicini. Con il contratto tutto incluso, Copylink interviene entro 6 ore lavorative a Pavia, Milano e Lodi. Puoi approfondire il servizio di assistenza tecnica e le sue formule.

Domande frequenti

Quanto costa il noleggio di una stampante per ufficio?

Dipende da modello, durata, volumi di stampa e servizi inclusi. Per questo preferiamo preparare un preventivo personalizzato, senza listini generici.

Quanto dura un contratto di noleggio?

Il noleggio operativo su nuovo si imposta in genere su 60 mesi. Le condizioni esatte dipendono dalla formula e dal contratto.

Il toner è incluso?

Nel noleggio su nuovo toner e assistenza si definiscono nel preventivo; nel noleggio su rigenerato sono compresi secondo le condizioni concordate.

Cosa succede se la stampante si guasta?

Con il contratto di assistenza, un tecnico interviene in sede. Il tempo di intervento è di norma entro 6 ore lavorative a Pavia, Milano e Lodi.

Posso passare a un modello più grande?

Sì, se le esigenze cambiano si può valutare un modello diverso. Ne parliamo al momento del preventivo, in base alla formula scelta.

Vuoi un preventivo?

Raccontaci quanto e cosa stampi: ti consigliamo il modello e la formula più adatti, a Pavia e in Lombardia. Contattaci per un preventivo gratuito, oppure chiamaci allo 0382 1571034.