Devi dotare l'ufficio di una stampante o di una multifunzione e non sai se comprarla o noleggiarla? Non esiste una risposta valida per tutti: dipende da quanto stampi, da quanto vuoi delegare e da come preferisci gestire i costi. Ecco le differenze, i casi in cui conviene l'una o l'altra e cosa controllare prima di firmare.

La differenza in una frase

Con l'acquisto la macchina è tua: paghi una volta, poi ti occupi tu di toner, manutenzione e riparazioni. Con il noleggio paghi un canone periodico e usi la macchina per la durata del contratto, senza possederla.

Il punto non è quale delle due costa meno in assoluto, ma quale costo e quali pensieri vuoi tenere: un investimento iniziale e la gestione in autonomia, oppure una spesa regolare e un fornitore che segue la macchina.

Acquisto o noleggio: il confronto

Le condizioni esatte (durata, servizi compresi, toner) dipendono dal contratto. Per questo conviene sempre chiedere un preventivo scritto e confrontare le stesse voci.

Quando conviene acquistare

L'acquisto ha senso soprattutto in queste situazioni:

• stampi poco e in modo discontinuo;
• preferisci possedere il bene e hai già chi si occupa di toner e piccoli interventi;
• ti serve una macchina semplice, come una stampante laser bianco e nero, per un uso leggero;
• vuoi evitare un impegno contrattuale di più anni.

Quando conviene noleggiare

Il noleggio è la scelta più adatta quando:

• vuoi evitare un investimento iniziale e tenere la spesa sotto controllo mese per mese;
• stampi ogni giorno e un fermo macchina ti blocca il lavoro;
• non hai personale che gestisca toner, manutenzione e riparazioni;
• usi una multifunzione a colori o un formato A3 e vuoi poterla cambiare quando le esigenze cambiano;
• sei una pubblica amministrazione e ti serve un contratto compatibile con gli acquisti sul MePA e Sintel.

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Le voci di costo da confrontare

Il canone o il prezzo d'acquisto sono solo una parte della spesa. Per confrontare due offerte guarda sempre anche:

• toner e materiali di consumo: se sono compresi, a che condizioni e fino a quante copie;
• assistenza tecnica: se è inclusa, dove viene fatta e in quanto tempo interviene il tecnico;
• costo per copia: in bianco e nero e a colori, oltre un eventuale volume compreso;
• durata e rinnovo: cosa succede alla scadenza del contratto;
• fermo macchina: quanto ti costa, in tempo e lavoro, una stampante ferma.

Come scegliere nel tuo caso

Parti da tre numeri: quante pagine stampi al mese, quante persone usano la macchina e se ti serve il colore. Con questi dati il modello giusto si restringe subito: una stampante compatta per uno studio, una stampante laser a colori o una multifunzione per un ufficio di più persone, una fotocopiatrice A3 per volumi alti o grandi formati.

Se hai già una macchina e vuoi capire quanto ti costa davvero, i Managed Print Services permettono di monitorare e gestire i costi di stampa. Per le promozioni attive puoi guardare la pagina promozione del mese.

Domande frequenti